EasyDoc

Software de Gestión de Captura Documental.

 

El papel no es eterno. Con el paso de los años, la documentación en papel se deteriora y desaparece. Capturarlos digitalmente, organizarlos y administrar su guarda puede preservar la información por un tiempo indefinido.

 

La mayoría de los organismos, instituciones y empresas  utilizan para su trabajo diario un número cada vez mayor de documentos, en muchos casos, en papel. Los sistemas de archivo tradicionales a veces no dan abasto, son difíciles de mantener y, sobre todo, incómodos de manejar para la búsqueda y la recuperación de información. La sobrecarga de documentación y su difícil y limitada capacidad para ser compartida por varios usuarios, hacen casi inevitable el hecho de que se reproduzcan de varias formas los mismos documentos,  dificultando sobremanera su control, búsqueda, recuperación y gestión.   

La tecnología de digitalización de imágenes proporciona a las organizaciones en general, de una forma relativamente sencilla, un medio poderoso de gestionar la información impresa a través del tratamiento de la documentación vía imagen. 

La digitalización de documentos impresos de todo tipo (expedientes, cartas, informes, facturas, libros, fotografías…) y su rápida búsqueda y fácil recuperación, implican enormes ventajas competitivas en todo tipo de organizaciones: mayor acceso y movilidad a los documentos, seguridad y control de los documentos evitando el duplicado innecesario, ahorro de espacio físico,... y un largo etcétera.

 

La captura de documentos debe poseer ciertos aspectos para la elección del tipo de archivo a capturar: 

  • Naturaleza y calidad de los documentos a tratar.
  • Volumen de los documentos a tratar
  • Duración de la validez de las informaciones
  • Duración requerida para la conservación de la información
  • Costo de las inversiones
  • Costos de captura, de almacenamiento y de acceso
  • Lugar de consulta y conservación
  • Frecuencia de consulta
  • Necesidad de puesta al día
  • Facilidad de uso y ergonomía

     

CARDINAL SYSTEMS S.A. aporta la experiencia, el conocimiento, la operación y la tecnología para optimizar la gestión de la información de su Compañía,  convirtiendo su documentación a imágenes de forma efectiva y controlada con un software de desarrollo propio, al que hemos llamado EDC EasyDoc capture© 

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